Getting Things Done - Selbstmanagement

Getting Things Done (Abgekürzt: GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen. David Allen ist der Name des Autors, der den Buchhit "Getting Things Done - Die Kunst der stressfreien Produktivität" (Kurzform "GTD") verfasst hat. Der Verfasser des Buches gilt als der wohl bekannteste US-Experte auf dem Gebiet des so immens wichtigen Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Das von ihm geschaffene GTD-System basiert schlicht und ergreifend darauf, dass jeder Mensch auf neu anfallende Aufgaben in allen Lebensbereichen umgehend reagieren sollte. Dies kann durch eine zeitnahe Erledigung dieser Aufgaben geschehen, zumindest dann, wenn die Fertigstellung einen kleineren Zeitrahmen in Anspruch nimmt, durch eine Weitergabe der Aufgaben an geeignete Dritte oder durch eine sofortige Aufnahme in eine To-Do-Liste. Darüber, über die To-Do- oder Nachverfolgungsliste, sollen "geschobene Erledigungen", die einen größeren Zeitrahmen zur Fertigstellung in Anspruch nehmen, systematisch bei freien Kapazitäten abgearbeitet werden.

Grundsätzliches zum Selbstmanagement mit "GTD"

Getting Things Done - ZeitmanagementAllens Grundidee und Basis der Methodik basiert darauf, alle anstehenden Tätigkeiten zu sammeln - und dies so, dass man sie nicht in einem "Kopfordner" speichern, also sich merken muss. Menschen sind nun einmal vergeßlich. Deshalb soll sich der Selbstmanager so organisieren, dass er seine zu erldigenden Aufgaben logisch, frei von Fremdzugriff und frei von einer Zerstörungsgefahr (Computerabsturz) sammelt. Darüber hinaus soll der Selbstmanager sich strukturieren und vorsortieren, ob die Aufgabe wirklich einer Aufnahme in den persönlichen Erledigungsordner wert ist.
In Allens System werden Aufgaben, die zu erledigen sind, und Termine strikt getrennt. Termine trägt der Mensch, der sich selbst organisiert, in einen Terminkalender ein und seine Aufgaben werden über eine sogenannte Kontextliste organisiert. Eine Benennung der Listen ist frei vom Benutzer zu wählen. Dringend notwendige Umbereifung des eigenen PKW vor Einbruch der Wintersaison würde sich zum Beispiel als Eintragung für die Kontextliste "Auto", "PKW" oder "Fahrzeug" empfehlen - nur um zu verdeutlichen, wie sich David Allen die Selbstorganisation vorstellt. All das, was man selbst durch aktives Handeln erledigen muss, dazu gehören auch Mails, Telefonate, wichtige Einkäufe usw., gehört in die sogenannten Kontextlisten. Darüber, über den Kalender für Temine und die Kontextlisten für eigene Aktivitäten, erstellt sich jeder Selbstmanager wichtige Hilfsmittel zur stressfreien Bewältigung des eigenen Alltags.

GTD starten - "Lose Enden" sammeln

David Allen empfiehlt den Personen, die ihren Alltag - und im Grunde genommen sogar das ganze Leben - durch "GTD" organisieren und strukturieren wollen, all das zusammen zu tragen, was der Starter als "unerledigt" betrachten kann. Ziele, Aufgaben, Projekte, verpflichtende Erledigungen, einfach alles wird gesammelt und in das System eingeflochten. Diese Enden sind deshalb als "lose" klassifiziert, da sie noch nicht abgeschlossen sind. Darum eignet sich das, was man bisher erfolgreich vor sich her geschoben hat oder dem man (dessen Erledigung) aus dem Wege ging, hervorragend als Startsequenz für das eigene Selbstmanagement.

Phasenweise Erledigung der Projektaufgaben

Allen und seine Methodik bezeichnen Aufgaben als Projekte, die aus mehr als nur einer zu verrichtenden Tätigkeit bestehen. Jede Tätigkeit, die aus mehr als zwei Segmenten besteht, um erledigt werden zu können, ist demnach als Projekt definiert. Diese Projekte werden in die Kontextliste übernommen und dort Schritt für Schritt erfasst. Beispiel: Ein Abendessen mit der Frau am Hochzeitstag. Das würde in die Segmente Tischreservierung, Frau informieren (ggf. abholen), Geschenk eruieren, Geschenk kaufen und ggf. Geschenk verpacken seziert. Richtigerweise wird das Vorgehen auf den entsprechenden Kontextlisten in chronologische Reihenfolge gebracht, um nicht den dritten Schritt vor dem ersten Schritt zu machen und damit das Projekt ggf. zu gefährden, ins Stocken zu bringen oder gar gänzlich zu stürzen. Nur so ist in der Methodik von David Allen gewährleistet, dass es über die zeitliche Strukturierung niemals zu einem Stillstand kommt.

GTD - Die "2-Minuten-Regel"

Nach Allen ist all das, was weniger als 2 Minuten zur Erledigung benötigt, auf der Stelle zu erledigen. Ein Zeitfenster von 2 Minuten, so der Ansatz von David Allen, ist eine Zeitspanne, die man immer und an jedem Ort zur Verfügung hat.
Zukünftige Projekte, zum Beispiel der zu planende Reifenwechsel vor der Wintersaison, um bei diesem Beispiel zu bleiben, gehören in ein zu schaffendes Wiedervorlagesystem. Im Juli würde dieses Projekt beispielsweise in eine Wiedervorlagekategorie sortiert, die für Ende Oktober greift, denn vorher ist ein Reifenwechsel eher unsinnig. Dadurch, dass Allens Gesamtsystem eine wöchentliche Kontrolle erfährt, ist ein Vergessen von Aufgaben und der Wiedervorlage faktisch unmöglich - außer man selbst strukturiert etwas um.

Was sich so kompliziert anhört und liest, ist im Grunde eine sehr gute Hilfestellung, Eigenkontrolle zu automatisieren. GTD nimmt wenig Zeit in Anspruch und ist eine wirkliche Hilfe.