Effizientes Forderungsmanagement in Unternehmen: So funktioniert´s

Da Zahlungen von Kunden vor allem für Existenzgründer eine überaus wichtige Einnahmequelle darstellen, kann es ihnen schnell zum Verhängnis werden, wenn offene Rechnungen mit großer zeitlicher Verzögerung, oder schlimmstenfalls gar nicht bezahlt werden. Ein professionelles Forderungsmanagement im eigenen Unternehmen kann Abhilfe schaffen. In diesem Beitrag erläutern wir die wichtigsten Fakten rund um das Forderungsmanagement und geben wichtige Tipps, wie Zahlungsausfällen von vornherein effizient vorgebeugt werden kann. 

So funktioniert Forderungsmanagement

Unter dem Begriff Forderungsmanagement versteht man einen Bereich des Rechnungswesens, der sich in erster Linie mit dem Mahnwesen beschäftigt. Dieser verfolgt das Ziel, Zahlungsausfälle durch folgende Vorgehensweisen gezielt zu vermeiden:

1. Professionelle Organisation

Effizientes ForderungsmanagementUm das Forderungsmanagement in einem Betrieb professionell zu organisieren, ist zunächst eine klare Struktur notwendig, damit gewährleistet ist, dass Unternehmen ihre Rechnungsempfänger  rechtzeitig über einen möglichen Zahlungsverzug informieren können. So kann diesen wiederum die Möglichkeit gegeben werden, ausstehende Rechnungsbeträge binnen einer vorgegebenen Frist zu überweisen, ohne dass die Notwendigkeit besteht, weitere Schritte einzuleiten. Damit also ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist, müssen Unternehmen sich zunächst darum kümmern, offene Zahlungen zu ordnen und zu registrieren. Idealerweise kann man die Bonität vor einer Geschäftsbindung auch vorab prüfen. Darüber hinaus kann es bei großen Aufträgen von Vorteil sein, das Schuldner- und Handelsregister sowie den Jahresabschluss einzusehen. 

2. Korrekte Rechnungsstellung 

Es empfiehlt sich, bei der Vertragsgestaltung eine Zahlungsfrist mit aufzunehmen. Das kann zum Beispiel ein Punkt „Zahlung nach Erhalt der Ware“ sein. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, einen genauen Zahlungstermin oder ein Zahlungsziel festzulegen. Darüber hinaus besteht die Option, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen neben Gewährleistungsfristen und Haftungsbeschränkungen zusätzlich Mahn-und Inkassokosten aufzunehmen, damit das eigene Unternehmen keine Kosten trägt, sollte es zu einem Zahlungsausfall kommen. Ein weiterer wichtiger Punkt: Alle Rechnungen müssen stets prüffähig sein, also den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.  

3. Festlegen von Zahlungsfristen 

Für Geschäftskunden gilt, dass 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt, soweit keine andere Frist ausgehandelt, oder noch keine Mahnung verschickt wurde. Im Gegensatz dazu muss man Privatkunden auf einen Zahlungsverzug entsprechend hinweisen. Daher empfiehlt es sich, in alle Rechnungen den Hinweis aufzunehmen, dass der Zahlungsverzug 30 Tage nach Erhalt der Rechnung beginnt, um von vornherein eine feste Zahlungsfrist anzugeben.

4. Einführen eines Mahnwesens

Tritt der Fall eines Zahlungsverzugs ein, können Unternehmen dem Schuldner mittels einer ersten Mahnung, die als Zahlungserinnerung fungiert, seinen Verzug konkret verdeutlichen. Das Mahnschreiben sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Fälligkeitsdatum
  • Höhe der offenen Forderung 
  • Neue Zahlungsfrist

Wenn dieses erste Mahnverfahren erfolglos bleibt, kann man die Angelegenheit an ein Inkassounternehmen übermitteln. (Hat man bereits in der Rechnung ein Zahlungsziel festgelegt, ist keine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung erforderlich, um einen Inkassoauftrag zu stellen.) Das Inkassounternehmen wird anschließend versuchen, die Forderungen im Auftrag des Unternehmens einzuziehen. Sollte dieser Schritt ebenfalls keinen Erfolg bringen, kann die Firma im letzten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. 

Fazit

Je weiter ein Unternehmen wächst, desto eher kann es passieren, dass es irgendwann auf einer Vielzahl offener Rechnungen sitzen bleibt. Spätestens dann empfiehlt sich auf jeden Fall ein gut organsiertes Forderungsmanagement, mit dem es die Mahnverfahren effizient bewältigen kann. Mit Hilfe eines geeigneten Programms zur Auftragsbearbeitung und zum Schreiben von Rechnungen, wie dieses hier namens faktura auftrag plus der Firma Lexware, sollte es jedoch keine allzu große Schwierigkeit darstellen, ein professionelles Forderungsmanagement im eigenen Unternehmen zu praktizieren.