SEPA-Umstellung - der Countdown läuft

Geschrieben von mevaleo am %d.%m.%Y um %H:%i Uhr

Flaggen der 27 EU-Länder

Zum 01. Februar 2014 werden die neuen SEPA-Produkte die bisherigen nationalen Lastschrift- und Überweisungsverfahren vollständig ersetzen. Der sogenannte SEPA-Raum setzt sich aus den 27 EU-Ländern sowie den EWR-Ländern Schweiz, Monaco, Norwegen, Liechtenstein und Island zusammen. In allen Ländern des europäischen Wirtschaftsraumes gelten derzeit noch sehr unterschiedliche Verfahren bezüglich des grenzüberschreitenden Zahlungsverkehrs. So bestehen in jedem einzelnen Land auch verschiedene vertragliche und gesetzliche Grundlagen bezüglich grenzüberschreitender Lastschriften. Das Spektrum reicht von unkompliziert und preisgünstig (wie beispielsweise in Deutschland) über undurchsichtig und schwer verständlich bis hin zu sehr komplex und teuer. Neben einigen anderen damit verbundenen Problemen war deshalb auch die Durchsetzung länderübergreifender Erstattungsansprüche bisher kaum möglich. Die SEPA-Lastschrift soll diesen Mangel im europäischen Zahlungsverkehr nun ein für alle Mal beseitigen. Der SEPA-Raum

Was ist SEPA?

Die Abkürzung SEPA wird aus den Anfangsbuchstaben der Wortgruppe "Single Euro Payments Area" (deutsch übersetzt: Einheitlicher Euro Zahlungsraum) gebildet. Ziel ist die grenzüberschreitende Vereinheitlichung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs im europäischen Wirtschaftsraum. Der Termin für die Umstellung ist der 01. Februar 2014. Für Unternehmen heißt das: Bis zu diesem Datum muss sich jeder auf die neuen gesetzlichen Bestimmungen einstellen, die entsprechenden Prozesse müssen eingeführt, intensiv getestet und so umgesetzt sein, dass sie am "Stichtag" auch funktionieren. Dabei betrifft SEPA nicht nur die unternehmensinternen Abläufe bezüglich des grenzüberschreitenden Zahlungsverkehrs. Damit der Lastschriftverkehr letztendlich durchgängig funktioniert, müssen bis dahin auch alle Bankverbindungen der Kunden, Mitarbeiter und der Geschäftspartner SEPA-konform umgestellt sein.

Die offensichtlichsten Veränderungen im europäischen Zahlungsverkehr sind die neuen Kontoinformationen BIC und IBAN. Weniger offensichtlich, dafür jedoch umso komplexer sind die rechtlichen Veränderungen und Neuerungen, wie beispielsweise die SEPA-Mandate, welche die bisher etablierten Lastschrifteinzugsverfahren vollständig ersetzen.

Wichtige SEPA-Begriffe

Zusammensetzung der IBANIBAN (International Bank Account Number): Hierbei handelt es sich um eine standardisierte Nummer. Mit ihrer Hilfe wird jedes Girokonto so bezeichnet, dass es seinem Inhaber innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes eindeutig zugeordnet werden kann. Die IBAN ist maximal 32 Stellen lang.

Zusammensetzung des BICBIC (Bank Identifier Code): Dieser Code ersetzt in Deutschland die bisher gebräuchliche Bankleitzahl. Sie wird von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) an die verschiedenen Zahlungsdienstleister vergeben und ist international gültig. Manchen Verbrauchern ist der BIC Code oft auch unter der Bezeichnung SWIFT Code geläufig. Allerdings ist jeder Zahlungsdienstleister auch über die Informationen aus der IBAN eindeutig identifizierbar. Deshalb ist die Angabe des BIC bei nationalen Zahlungen nur noch bis Februar 2014 und bei internationalen Lastschriften und Überweisungen bis Februar 2016 zusätzlich zur IBAN vorgeschrieben.

Gläubiger-ID: Diese Identifikationsnummer wurde im Zusammenhang mit dem SEPA-Verfahren neu eingeführt. Sie ist kontounabhängig und kennzeichnet einen Lastschriftgläubiger eindeutig. Im sogenannten Mandat ist sie ein verpflichtendes Merkmal. Die Gläubiger-ID ist in Deutschland bei der Deutschen Bank zu beantragen.

Mandatsreferenz: Ein Mandat kann eine Kundennummer oder eine Rechnungsnummer sein. Die Mandatsreferenz ist ein individuelles Kennzeichen, welches vom Zahlungsempfänger individuell vergeben wird. In Verbindung mit der Gläubiger-ID ermöglicht es eine eindeutige Identifizierung des Zahlungsauftrages.

PI (International Payment Instruction): Diese internationale Zahlungsinstruktion dient der grenzüberschreitenden elektronischen Übermittlung von einem Finanzinstitut zum anderen. Sie stellt eine wichtige Vorrausetzung für die reibungslose automatische Verarbeitungsfähigkeit eines Zahlungsauftrages dar. Auch diese Angabe ist im Zusammenhang mit dem SEPA-Zahlungsverkehr neu.

Pre-Notification: Spätestens ab dem 01.02.2014 muss der Zahlungspflichtige vor dem Einzug der Lastschrift über die Höhe des Betrages und das genaue Einzugsdatum vorab informiert sein. Dies geschieht über einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung, der sogenannten Pre-Notifikation. Neben der Mandatsreferenz und der Gläubiger-ID sind hier der Fälligkeitstag und der genaue Betrag in Euro dokumentiert.

Vorteile von SEPA

SEPA erschafft einen einheitlichen Zahlungsraum. Obwohl der Geldtransfer ausschließlich in Euro stattfindet, wird dieser weit über den Euro-Raum hinausgehen. Damit wird das Bezahlen von grenzüberschreitenden Rechnungen einfacher und finanziell günstiger. Davon wiederum versprechen sich die Experten einen massiven Abbau bisheriger Hürden, welche vor allem kleinere Unternehmen bisher davon abhielten, Geschäfte im Ausland zu tätigen. Diese Firmen oder Dienstleiter bekommen jetzt die Chance, im Ausland Kunden zu akquirieren oder jenseits der Grenze einzukaufen.

SEPA-Fahrplan für Unternehmen

Für Unternehmen ist definitiv am 01. Februar 2014 "Stichtag". Dann gelten ausnahmelos die neuen Regeln für die bargeldlose Zahlungsabwicklung. Die Umstellung kann je nach Struktur und Größe des Unternehmens äußerst komplex sein, sodass durchaus einige Monate eingeplant werden sollten, bis alles reibungslos funktioniert.

Wichtige Handlungsempfehlungen

1. Allgemeine Maßnahmen

  • Erfassungsmasken, Formulare, Briefbögen, AGB, Verträge, Rechnungen um BIC und IBAN ergänzen
  • Stammdaten um BIC und IBAN ergänzen bzw. konvertieren
  • Sofern SEPA-Zahlungen und SEPA-Lastschriften vom eigenen Unternehmen initiiert werden, sollten sie mithilfe eines HBV-Testprogrammes geprüft werden
  • Information und ggf. Schulung aller betroffenen Mitarbeiter 
  • Kommunikation mit Lieferanten und Kunden

2. Maßnahmen bezüglich Lastschriften

  • Beantragen der Gläubiger-ID und entsprechende Mitteilung an den Ansprechpartner des Finanzinstitutes
  • Einführen und Prüfen eines Systems zur Verwaltung aller Mandatsreferenzen
  • vorhandene Einzugsermächtigungen sind in SEPA-Mandate zu überführen 
  • Testlauf mit sogenannten Pilot-Lastschriften durchführen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung von Rückgabeinformationen auch wirklich problemlos funktioniert

3. Maßnahmen bezüglich Überweisungen

  • Umstellung aller Überweisungen im Inland 
  • Lohn- und Gehaltszahlungen auf SEPA umstellen
  • alle EU-Standartüberweisungen im international gültigen SEPA-Format einreichen

Wichtige Meilensteine für Unternehmen bezüglich der SEPA-Einführung

Die Zeit drängt. Deshalb sollten Unternehmen unverzüglich damit beginnen, sich aktiv mit SEPA auseinanderzusetzen. Damit niemand den Überblick verliert, empfiehlt es sich, eine Art Checkliste zu erarbeiten und diese Schritt für Schritt abzuarbeiten. Hier ein Beispiel:

  1. Projektteam zusammenstellen: Dieses besteht aus Mitarbeitern aller von der SEPA-Umstellung betroffenen Abteilungen, wie IT, Rechnungswesen, Personal, Vertrieb und Kundenbetreuung.
  2. Verbindlichen Zeitplan erarbeiten: Es sind verantwortliche Mitarbeiter zu benennen, welche dessen strikte Einhaltung überwachen und in der Lage sind, bei auftretenden Problemen Entscheidungen zu treffen.
  3. Prüfen und Anpassen aller Geschäftsdokumente und rechtlich relevanter Unterlagen, insbesondere jedoch sämtlicher Lastschriften mit Mandatsneuerungen. 
  4. EDV-Systeme, Geschäftsprozesse und inner- sowie außerbetriebliche Schnittstellen in Hinblick auf ihren Umstellungsbedarf prüfen.
  5. Anpassung der innerbetrieblichen Anwendungen und Prozesse an das neue Verfahren. 
  6. Eine funktionstüchtige Mandatsverwaltung für SEPA ist aufzubauen.
  7. Die gesamte Geschäftskommunikation, bestehend aus Formularen, Verträgen, Rechnungen, Angeboten, Anschreiben usw. ist um BIC und IBAN zu ergänzen. 
  8. Das Gleiche gilt für die Stammdaten von Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden), Mitarbeiter und sonstige Verbindungen, wie Vermieter, Versicherungen und dergleichen.
  9. Die für SEPA erforderliche Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragen. 
  10. Die entsprechenden Mitarbeiter aller betroffenen Abteilungen müssen informiert und bei Bedarf umfassend geschult werden. 
  11. Schrittweise Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr.

Viele Unternehmensbereiche sind von SEPA betroffen

Während die Unternehmensführung die Verantwortlichen bestimmt und die fristgerechte Abarbeitung der Checkliste kontrolliert, kommt im gesamten Umstellungsprozess dem IT-Verantwortlichen eine ganz besondere Bedeutung zu. Er muss nämlich für die rechtzeitige und korrekte Installation der Software mit allen zur Verfügung stehenden Updates sorgen. Die Buchhaltung wiederum besorgt die Gläubiger-ID, stellt die Bankinformationen der Geldempfänger um, überführt bestehende Lastschriften in SEPA-Mandate, muss entsprechende Vorkehrungen im Falle von Rückbuchungen treffen und vieles mehr. Die Marketingabteilung hat dafür Sorge zu tragen, dass alle neuen SEPA Kontoinformationen auf den entsprechenden Formularen (Anfrage, Bestellung, Dienstleistungsvereinbarung und dergleichen) vorhanden sind. Der Kundenservice sollte umfassend auf Anfragen vorbereitet sein. Eventuell ist sogar eine gesonderte Hotline zum Thema SEPA vorteilhaft und muss entsprechend eingerichtet und kommuniziert werden. Die Personalabteilung ist für die Anpassung sämtlicher Kontoinformationen der Angestellten verantwortlich. Aber auch die Rechtsabteilung sollte sich umgehend mit der Problematik der SEPA-Mandate beschäftigen. Unter Umständen ist sogar eine Änderung der AGB notwendig.

Schon anhand dieser Beispiele ist ersichtlich, dass die SEPA-Umstellung für alle Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Sie begrenzt sich nämlich nicht allein auf den reinen Zahlungsverkehr und damit auf nur eine Abteilung, sondern betrifft beinahe die gesamte Firmenstruktur. Infolge der Neuetablierung eingefahrener Prozesse nimmt die Umstellung außerdem einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf verschiedenste Geschäftsabläufe.

Was passiert mit Unternehmen, die SEPA ignorieren?

Wer die Umstellung zu spät angeht oder gar ignoriert, kann als Unternehmen ab dem 01. Februar 2014 nicht mehr am elektronischen, bargeldlosen Zahlungsverkehr teilnehmen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sind von einem raschen Zahlungsfluss jedoch zumeist existenziell abhängig.

Achtung! Der Gesetzgeber hat keine Übergangsfrist vorgesehen! Abbuchungen, Überweisungen oder Bankeinzüge sind dann nicht mehr möglich. Auch nicht nach dem alten System. Auf die säumigen Unternehmen kommen hohe zusätzliche Kosten und auf die betroffenen Mitarbeiter, nicht nur die in der Buchhaltung, viele Überstunden zu. Im schlimmsten Fall droht die Pleite!

Fazit

Experten zufolge ist der Aufwand für die SEPA-Umstellung durchaus mit dem der Euro-Einführung zu vergleichen. Viele warnen sogar vor noch mehr Informations- und Investitionsbedarf. Es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass viele Unternehmen den erforderlichen Zeitaufwand massiv unterschätzen. Während SEPA in den meisten größeren Unternehmen inzwischen angekommen ist, zeigen Studien, dass derzeit erst drei bis vier von zehn kleinen und mittelständigen Unternehmen mit der Umstellung begonnen haben. Erfahrungsgemäß werden sich viele Probleme erst dann zeigen, wenn sich das Projekt in der Umsetzungsphase befindet. Deshalb sollte jedes Unternehmen spätestens jetzt beginnen, sich intensiv mit der Problematik zu beschäftigen.