Effektives Forderungsmanagement

Eine Verschlechterung der Zahlungsmoral sowie die drohende Zahlungsunfähigkeit von Vertragspartnern stellen häufig mittelständische Unternehmen vor erhebliche finanzielle Probleme. Daher ist ein effektives Forderungsmanagement beginnend bei der offenen Forderung bis zur Vollstreckung überaus wichtig. Denn Außenstände sind nicht nur bares Geld und belasten die eigene Liquidität des Unternehmens, sondern führen möglicherweise zum gesamten Forderungsverlust. Häufig wird die Überschreitung von Zahlungsfristen als Kavaliersdelikt angesehen doch Forderungsausfälle sind vermeidbar insbesondere dann wenn vor dem Vertragsabschluss bestimmte Maßnahmen ergriffen werden. So kann das Risiko von Forderungsausfällen bereits zu diesem Zeitpunkt wesentlich minimiert werden.

Im Vorfeld des Zahlungsausfalls

Die Bonitätsprüfung

Ist es möglich, dann sollte bei neuen Verträgen eine Vereinbarung zur Bezahlung gegen Vorkasse getroffen werden. Ist dies nicht realisierbar, da beispielsweise Ratenzahlungen in der Branche üblich sind, muss in jedem Fall eine Bonitätsauskunft über den Geschäftspartner vor dem Vertragsabschluss erfolgen. Auskünfte über die Bonität gibt das Handelsregister, Auskunfteien (Bürgel, D&B oder Creditreform), die Kreditversicherung (z.B. Hermes), aber auch das Schuldnerverzeichnis beim Amtsgericht. Auch Stammkunden sollten einer regelmäßigen Überprüfung unterzogen werden.

Ein ganz wichtiger Aspekt ist darüber hinaus die Kontrolle der angegebenen Adresse auf Vollständigkeit und vor allem Richtigkeit, da so Ärger und zusätzliche Arbeit bei einem evtl. späteren Forderungseinzug verhindert wird. Des Weiteren ist vorab zu klären ob der Vertragspartner auch wirklich berechtigt ist, Bestellungen vorzunehmen. Handelt es sich um größere Rechnungssummen, ist ein Eigentumsvorbehalt oder auch eine Sicherungsübereignung empfehlenswert. Generell sollte das sogenannte Scoring-Verfahren bei jedem Kunden angewendet werden. Denn dieses mathematisch-statistische Prognoseverfahren gibt Auskunft über das voraussichtliche Zahlungsverhalten des Kunden.

Auf Anzeichen für drohenden Zahlungsausfall achten

Erfolgt ein unangekündigter Wechsel etwa der Bankverbindung, wird die Zahlungsart verändert und nicht mehr per Überweisung, sondern mit Scheck bezahlt oder kommt es zum Ausreizen von Zahlungszielen, die ungewohnt sind, können das durchaus Warnsignale sein in Bezug auf die Liquidität des Kunden, die beachtet werden sollten! Aber auch bei einem Wechsel des Firmensitzes, abrupte Schwankungen beim Auftragsvolumen oder einem bzw. häufigen Wechsel der Geschäftsleitung ist ebenso Vorsicht geboten wie bei der öfteren Anforderung von Liefernachweisen oder Rechnungskopien sowie dem Herauszögern von Zahlungen aufgrund von ungerechtfertigten Mängelrügen! Vor allem wenn mehrere dieser Veränderungen auftreten.

Klare und rechtsbasierte Verträge

Neben der sorgfältigen Auswahl der Kunden sind klar formulierte und vor allem rechtlich korrekte Verträge erforderlich, die schriftlich abgeschlossen werden und die normalen Haftungsregeln sowie AGBs enthalten. Allerdings muss ein Vertragsformular nicht unbedingt mit zahlreichen Klauseln versehen sein und beidseitige Unterschriften enthalten. Denn unterschreibt der Auftraggeber beispielsweise mit dem Zusatz "Auftrag erteilt" auf dem Angebot des Auftragnehmers, liegt auch dann ein schriftlicher Vertrag vor.

Das Kreditlimit und die Kreditüberwachung

Die Vergabe interner Kreditlimits dienen als Sicherheitsmaßnahme. So wird mit dem Kreditlimit die Höhe der Außenstände festgelegt, die bei den einzelnen Kunden akzeptiert werden können. Die Kreditlimithöhe wird dem Kundenkonto beigelegt und ermittelt sich aus der Kundenrisikoklasse. Kommt es zur Überschreitung des Kreditlimits erfolgt eine Sperrung des Kundenkontos. Vor jeder neuen Auftragserteilung wird überprüft, ob das Kreditlimit eingehalten wurde. Das Kreditlimit stellt eine Form der Risikosteuer dar. Ist die Bonität des Kunden unzureichend oder es kommt zu einer Verschlechterung dieser, können Maßnahmen für die Reduzierung des Kreditlimits getroffen werden.

Factoring (Delkredererisiko möglichst beim Factor)

Ist ein Delkredererisiko (Zahlungsausfallrisiko) gegeben, da der Schuldner die Forderung nicht zahlen kann oder auch verweigert, kann alternativ das echte Factoring zum Einsatz kommen. Dabei übernimmt der Factor (Vorbehaltskäufer) das gesamte Ausfallrisiko. Als Gegenleistung für die Forderungsabtretung zahlt der Vorbehaltskäufer umgehend den Forderungskaufpreis an den Factoring-Kunden.

Forderungsausfallversicherung

Aufgrund von anhaltender schlechter Zahlungsmoral ist eine Forderungsausfallversicherung oft sinnvoll, die auch als Delkredere- oder Warenkreditversicherung bekannt ist. Wird eine Rechnung nicht bezahlt, springt die Versicherung ein. In der Regel besteht der Versicherungsschutz für den Forderungsbestand oder den Umsatz und nicht ausschließlich nur für einzelne Geschäftsvorfälle.

Bei Zahlungsausfall folgt das vorgerichtliche Verfahren

Trotz einer gesicherten Vertragsgestaltung und vorbereitender Maßnahmen ist eine regelmäßige Überwachung des Zahlungsverhaltens der Kunden erforderlich. In der Praxis wird dafür in der Rechnung ein Zahlungsziel angegeben. Bleibt die Zahlung dennoch aus folgt ein mehrstufiges Mahnverfahren, das mit einer ersten Mahnung beginnt die als Zahlungserinnerung verschickt wird. Ist auch nach 10 bis 14 Tagen kein Zahlungseingang verbuchbar, folgt eine weitere Mahnung. Diese ist deutlich schärfer formuliert und enthält eine Ankündigung von Mahnkosten und Verzugszinsen, die auf den Schuldner zukommen, sollte auch auf diese Mahnung nicht reagiert werden. Kommt es zu einer dritten Mahnung, wird der Schuldner darauf hingewiesen, dass nach Ablauf dieser letzten Frist ein Inkassodienst eingeschaltet oder gegebenenfalls eine anwaltliche Zahlungsaufforderung zugeschickt wird. Dabei muss dem Schuldner deutlich gemacht werden, dass er alle anfallenden Kosten zu tragen hat.

In erster Linie sollte auf eine vollständige Zahlung wert gelegt werden. Ist dies jedoch nicht möglich, kann mit dem Schuldner eine Teil- bzw. Ratenzahlung vereinbart werden, wobei in diesem Fall der Schuldner ein Schuldanerkenntnis abgeben sollte.

Das gerichtliche Verfahren

Führen alle außergerichtlichen Maßnahmen nicht zum Erfolg, bleibt nur noch die Möglichkeit des gerichtlichen Verfahrens. Dabei ist das Ziel dieses Weges, abschließend Rechtsicherheit zu erlangen aber auch den sogenannten Vollstreckungstitel zu erwirken, der die Voraussetzung ist eine rechtskräftig festgestellte Forderung durchsetzen zu können. Im ersten Schritt erlässt das Mahngericht dann einen Mahnbescheid, gegen den der Schuldner im Zeitraum von zwei Wochen allerdings Widerspruch einlegen kann. Erfolgt kein Widerspruch durch den Schuldner, wird ein Vollstreckungsbescheid beantragt. Auch gegen diesen kann der Schuldner innerhalb von zwei Wochen wieder Einspruch einlegen und somit eine mündliche Verhandlung erzwingen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit Klage einzureichen gegeben.

Die Vollstreckung

Sofern trotz des vollstreckbaren Titels der Schuldner nicht die offene Forderung begleicht, kann eine Zwangsvollstreckung durch die Pfändung erfolgen, die dann der Gerichtsvollzieher vornimmt. Bei der Pfändung gibt es verschiedene Arten wie die Pfändung von Kontoguthaben oder die Pfändung von Schuldnereigentum.