Personalplanung

Die Personalplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensplanung. Sie soll in die nahe, mittlere und ferne Zukunft vorausschauend sämtliche Maßnahmen berücksichtigen, welche notwendig sind, damit dem Unternehmen das zur Erreichung seiner Ziele notwendige Personal zur Verfügung steht.

Herausragende Bedeutung in der heutigen Zeit

PersonalplanungIn einer dynamischen Marktwirtschaft, welche gekennzeichnet ist durch Entstehen und Vergehen von Unternehmen, Wandel der Verbraucherwünsche, kurze Produktlebenszyklen, konjunkturelle und saisonale Schwankungen sowie vom technischen Fortschritt ergeben sich laufend Bedrohungen der Beschäftigung und der Beschäftigungsbedingungen, allerdings auch neue Beschäftigungschancen. Das Personalmanagement kann sich nicht allein darauf beschränken, auf diese Veränderungen zu reagieren. Es muss initiativ und aktiv den Personaleinsatz optimieren, um auf diese Weise einen wichtigen Beitrag zur Steigerung von Wirtschaftlichkeit, Innovativität und Produktivität leisten zu können. 

Einerseits zielt Personalplanung darauf ab, betriebliche Personalbedarfe zu ermitteln und zu erfüllen. Gleichzeitig damit kann sie dazu dienen, Beschäftigungsprobleme frühzeitig aufzudecken und sozialverträglich abzufedern.

Definition und Vorzüge der Personalplanung

Im Grunde genommen geht es bei der Personalplanung um die gedankliche Vorbereitung der Vorwegnahme zukünftiger Personalbedarfe in qualitativer und quantitativer Hinsicht sowie die zu ihrer Erfüllung notwendigen Maßnahmen. Damit sollen Fehlentwicklungen beim Personal vermieden, Kosten minimiert sowie Unsicherheiten in Einsatz, Beschaffung, Bedarf sowie Freisetzung von Mitarbeitern reduziert werden.

Vorteile der Personalplanung aus Unternehmenssicht:

- Motivationsverbesserung durch gezieltere Personalentwicklungsmaßnahmen

- Imageverbesserung durch eine nachhaltige und bekannte Personalpolitik

- Potenziale der Mitarbeiter können besser genutzt werden

- Rechtzeitige Personalsuche sowie -entwicklung verringert die Abhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt

- Überkapazitäten oder Personalengpässe werden rechtzeitig erkannt.

Vorteile aus Mitarbeitersicht

- Chancen und Möglichkeiten des internen Arbeitsmarktes können erkannt werden

- Individuelle Wünsche nach beruflicher Qualifizierung können besser berücksichtigt werden

- Gezielte Personalplanung erhöht die Sicherheit des Arbeitsplatzes.

Einflussfaktoren auf die Personalplanung

Die Personalplanung hängt von unterschiedlichen externen sowie internen Determinanten (Einflussfaktoren) ab. Die Aussagekraft der Personalplanung ist wiederum in einem großen Maße abhängig von der Qualität der zur Verfügung stehenden Informationen über diese Einflussfaktoren. Zu den wesentlichen Einflussfaktoren gehören:

- Externe Determinanten

Technologische Entwicklung, Bevölkerungsentwicklung und -struktur, arbeitsrechtliche Veränderungen, Entwicklung des Arbeitsmarktes, Entwicklung am Absatzmarkt.

- Interne Determinanten

Personalkosten, Organisatorische Veränderungen (Ablauf- und Aufbauorganisation), Fehlzeiten, Fluktuationsquote, Arbeitszeitregelungen, Qualifikationsstruktur, Altersstruktur, Personalbestand, Unternehmensplanung.

Auf die externen Einflussfaktoren kann das Unternehmen lediglich in begrenztem Umfang Einfluss nehmen.

Aufgaben der Personalplanung

Im Wesentlichen umfasst der Aufgabenbereich der Personalplanung folgende Punkte:

- Personalbedarf

Auf der Grundlage der betrieblichen Erfordernisse wird ermittelt, wie viele Arbeitskräfte einer bestimmten Qualifikation in einem bestimmten Zeitraum und Ort benötigt werden. Beeinflusst werden die Entscheidungen durch Veränderungen des Personalbestandes, etwa aufgrund Mutterschutz, Wehrdienst, Urlaub oder Arbeitsunfähigkeit.

- Personalbeschaffung

Diese kann sowohl innerbetrieblich als auch über den Arbeitsmarkt erfolgen. Neue Mitarbeiter werden anhand externer Ausschreibungen oder im eigenen Unternehmen mit Hilfe einer Personaldatenbank rekrutiert.

- Personaleinsatz

Hierbei geht es um die Vermeidung von Personalengpässen, aber auch um die Interessen der Beschäftigten (z.B. Arbeitssicherheit, gute Arbeitsbedingungen etc.).

- Personalentwicklung

In diesem Zusammenhang beschäftigt sich das Personalmanagement um die Analyse, Planung und Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen. Damit soll eine hohe Qualifikation der Mitarbeiter sichergestellt werden.

- Personalberatung

Eine Beratung kann aus vielerlei Gründen notwendig werden, etwa aufgrund des Wunsches eines Mitarbeiters zu einem internen Stellenwechsel.

- Personalabbau

Hierbei geht es darum, Anlass, Dauer und Ausmaß des Personalabbaus festzulegen. Ferner sind mögliche personelle und soziale Auswirkungen abzuwägen.

Teilbereiche der Personalplanung

Die Personalplanung ist ein großes Unternehmensfeld, das aus folgenden Teilbereichen besteht und folgende Fragen beantworten soll:

- Personalbeschaffungsplanung

Wie viele Arbeitskräfte werden mit welcher Qualifikation wann und wo benötigt?

- Personalbeschaffungsplanung

Was ist zu unternehmen, damit dem Unternehmen die erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung gestellt werden können?

- Personalfreisetzungsplanung

Was ist zu unternehmen, damit eine personelle Überdeckung abgebaut oder verhindert werden kann?

- Personalentwicklungsplanung

Wie und wann lassen sich die Qualifikationen der Mitarbeiter verbessern?

- Personaleinsatzplanung

Welche Arbeitsplätze sind mit welchen Mitarbeitern zu besetzen?

- Personalkostenplanung

Welche Kosten verursachen die beabsichtigten personellen Maßnahmen?

Instrumente für die Ermittlung des Personalbedarfs

Die Planung des Personalbedarfs ist das Herzstück der Planung. Aus dieser leiten sich alle weiteren Teilbereiche der Personalplanung ab. Wird der qualitative und quantitative Personalbedarf nicht korrekt ermittelt, kann dies unangenehme Folgen für das Unternehmen haben. Wird etwa der Bedarf zu hoch angesetzt und eine viel zu hohe Anzahl an Mitarbeitern eingestellt, resultieren daraus kostenintensive Personalüberhänge, die wieder abzubauen sind. Dies könnte auch mit einem Imageverlust einhergehen. Wird der Bedarf andererseits zu niedrig festgelegt, kommt es zwangsläufig zu Engpässen. Könnten dadurch Aufträge nicht fristgerecht erledigt werden, droht ein Kundenverlust. Durch Überbelastung der Arbeitnehmer kann es ferner auch zu einer minderwertigen Fertigung der Produkte kommen, ebenso wie zu einer hohen Fluktuation und erhöhten Krankenständen. 

Die Ausgangsgröße für die Personalbedarfsplanung ist der aktuelle Personalbestand. Dieser ist stetigen Schwankungen unterworfen, da sich der Bestand an Arbeitskräften durch Eintritt und Ausscheiden von Mitarbeitern verändert.

Der derzeitige Personalbestand ist einfach zu ermitteln, muss jedoch die verschiedenen Arbeitnehmergruppen berücksichtigen:

- Vollbeschäftigte

- Teilzeitbeschäftigte 

- Leiharbeiter.

Anschließend müssen Personalzugänge und -abgänge ermittelt werden. Zu berücksichtigen sind hierbei:

- Zugänge

Übernahme von Auszubildenden, Versetzung von Mitarbeitern aus anderen Abteilungen, Besetzung frei gewordener Stellen, Rückkehr nach Beurlaubung, Wiederaufnahme der Arbeit nach Langzeiterkrankung, negative Arbeitsgerichtsurteile.

- Abgänge

Kündigungen (betriebs-, verhaltens- und personenbedingt), Kündigung durch den Arbeitnehmer, Aufhebungsverträge, Versetzung, Beendigung von befristeten Arbeitsverträgen, Abstellungen zu langfristigen Fortbildungsmaßnahmen, Renteneintritt, Todesfälle.

Leicht zu planen sind die Zugänge, zumal im Wesentlichen unternehmerische Entscheidungen zu diesen führen. Dagegen bestehen hinsichtlich der Abgänge einige Unsicherheiten, allein schon deshalb, weil Arbeitnehmer die Verträge von sich aus kündigen können. Hier helfen zumeist Erfahrungswerte der Vergangenheit sowie Schätzungen.

Die Personalplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensplanung. Sie kann zwar Beschäftigungsprobleme nicht lösen. Allerdings ist sie die wesentliche Voraussetzung einer beschäftigungsstabilisierenden Personal- und Unternehmenspolitik. Ohne eine zuverlässige Personalplanung lassen sich die Folgen struktureller, konjunktureller und saisonaler Schwankungen weder Erfassen noch ihre Auswirkungen auf Einkommen, Arbeitsbedingungen und Beschäftigung vorausschauend sozialverträglich gestalten. Personalplanung muss unternehmensinterne und externe Entwicklungen beobachten, ihre Auswirkungen auf den Personalbestand und -bedarf analysieren und problemangemessene und bedarfsgerechte Maßnahmen der Personalbeschaffung, der Personalentwicklung, des Personaleinsatzes und des Personalabbaus entwerfen und einsetzen. Personalplanung ist somit eine wichtige Voraussetzung, um die Unternehmensziele nachhaltig erreichen zu können.