Leitfaden für Existenzgründer

Inhalt:

Am Anfang der Selbstständigkeit steht immer eine Geschäftsidee, die einer organisatorischen und finanziellen Struktur bedarf. Der eigentliche Startschuss fällt mit der gedanklichen und realen Auseinandersetzung der Unternehmensgründung in Form eines Businessplans. Doch zur Unternehmensgründung gehört mehr, beispielsweise die Beantragung möglicher Fördergelder, Buchführung und Marketing, private und geschäftliche Versicherungen zur Vorsorge und Absicherung sowie Anmeldeformalitäten. Der Aufbau eines Unternehmens ist einem fortwährenden Lernprozess unterworfen, der einem Unternehmer Flexibilität, Fleiß, Konzentration auf das Wesentliche und auch eine gewisse Risikofreude abverlangt. Worauf es bei der Unternehmensgründung ankommt und was alles zu tun ist, darüber informiert dieser Leitfaden für Existenzgründer.

Der Businessplan - zielgerichtet planen und Geldgeber überzeugen

Der Businessplan ist für jeden Existenzgründer elementare Grundlage.Der Businessplan setzt sich aus verschiedenen Bausteinen zusammen. Eine zentrale Rolle nimmt die Zusammenfassung oder auch Executive Summary im Businessplan ein. In knapper und dennoch verständlicher Form werden hier die wesentlichen Aussagen der einzelnen Bausteine des Businessplans zusammengeführt. Damit verschafft sich der Leser einen schnellen Überblick über das angestrebte Geschäftsmodell. Deshalb sollte dieser Teil besonders sorgfältig formuliert und am Ende bearbeitet werden, auch wenn er formal an den Anfang des Businessplans gestellt wird.
Der Businessplan ist nicht zwingend an eine bestimmte Gliederung gebunden, sollte jedoch im Wesentlichen die nachfolgenden Punkte enthalten:

  • Unternehmenskonzept sowie die zugrundeliegende Geschäftsidee
  • Analyse von Branche und Zielmarkt
  • Präsentation der Produkte und Dienstleistungen
  • Marketing und Vertriebsplanung 
  • Management, Personal und Organisation
  • Chancen und Risiken 
  • Finanzplanung
  • Anhang mit verschiedenen Nachweisen oder Darstellungen

Im Abschnitt über das Unternehmenskonzept wird die Geschäftsidee vorgestellt sowie die Mittel und Wege ihrer Umsetzung, wozu Angaben über den Firmennamen, über den Sitz des Unternehmens sowie über die Wahl der Rechtsform gehören. Kernpunkt der Analyse von Branche und Zielmarkt ist die Wettbewerbsanalyse, in deren Rahmen eine Abgrenzung von Konkurrenten durch das Hervorheben von Stärken und Schwächen vorgenommen wird. Die Analyse des Zielmarkts geht einher mit der Definition der Zielgruppen und beschäftigt sich mit dem Marktvolumen und dem vorhandenen Marktpotential, mit den Wachstumsmöglichkeiten sowie möglichen Eintrittsbarrieren und Marktbeschränkungen. Im nächsten Baustein werden die angebotenen Produkte und Dienstleistungen präsentiert, um ihren Kundennutzen, die Wettbewerbsvorteile und Alleinstellungsmerkmale. Marketing und Vertriebsplanung beschreiben die Marketingstrategie und gegebenenfalls auch einen Zeitplan. Hier werden alle Maßnahmen aufgeführt, die zur Vorbereitung des Markteintritts notwendig sind sowie alle weiteren Marketingaktivitäten, die für die Gewinnung von Kunden durchgeführt werden. Zum Marketingkonzept gehören deshalb auch die Vertriebspolitik, die Preispolitik sowie die gesamte Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Werbung. Während die Vertriebspolitik alle Mittel und Wege beschreibt, um das Produkt oder die Dienstleistung zu verkaufen, beschäftigt sich die Preispolitik mit dem Zustandekommen der Preise und der zugrunde liegenden Preisstrategie. Im Baustein über das Management, mögliches Personal und die Organisation des Unternehmens werden zunächst die vorhandenen Fähigkeiten und Qualifikationen des Führungspersonals erläutert sowie Ausführungen über mögliche Mitarbeiter und ihre Positionen im Unternehmen gemacht. Hier geht es auch um die Darstellung von Branchenkenntnissen, soziale Kompetenzen, berufliche Erfahrung und bisherige Erfolge. Der Baustein Chancen und Risiken erläutert realitätsnah die Chancen der Geschäftsidee sowie damit in Zusammenhang stehende Risiken in Form einer Chancen-Risiken-Analyse. Im Fokus kritischer Leser des Businessplans steht vor allem der Baustein Finanzplanung, der zu den wichtigsten Elementen zählt und eine sehr ausführliche Darstellung der Finanzierung der Geschäftsidee beinhalten muss. Alle zuvor gemachten Angaben und Analysen werden hier in konkrete Zahlen umgewandelt. Der Finanzplan setzt sich zusammen aus der Erfolgsplanung, der Bilanz und dem Liquiditätsplan und sollte einen ungefähren zeitlichen Rahmen von drei bis fünf Jahren umfassen. Während die Erfolgsplanung die Gewinn- und Verlustrechnung darstellt, gibt die Bilanz einen Überblick über die aktuelle Vermögenslage des Unternehmens und in der Liquiditätsplanung werden die Ausgaben den verfügbaren Geldmitteln gegenübergestellt. Im Anhang eines Businessplans sind alle notwendigen Unterlagen sowie Tabellen und Grafiken zu finden, beispielsweise Zeugnisse, der Lebenslauf, die Gewerbeanmeldung, ein Firmenflyer sowie Schaubilder, Organigramme oder Grafiken.

Finanzierungsmöglichkeiten und Fördermittel

Finanzierungs- bzw. Fördermittel für eine Existenzgründung kann man aus verschiedenen Quellen erhalten.Fördermittel für eine Existenzgründung kann man aus verschiedenen Quellen erhalten. Auf der Suche nach Fördermitteln ist die Förderdatenbank mit Förderprogrammen und Finanzhilfen auf Bundes- und Länderebene sowie EU-Fördergelder eine wertvolle Recherchehilfe, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie unter foerderdatenbank.de zur Verfügung gestellt wird. Eine wichtige Finanzierungshilfe für den Einstieg in die Selbstständigkeit ist der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit, der als staatliche Subvention nicht zurückgezahlt werden muss.

Der Gründungszuschuss als staatliche Subvention für Existenzgründer

Der Gründungszuschuss wird bei der örtlich zuständigen Agentur für Arbeit beantragt und hat die Aufgabe, die Grundversorgung nach Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit sicherzustellen. Gefördert werden Personen, die mindestens einen Tag arbeitslos gemeldet sind und die einen Anspruch auf Arbeitslosengeld I haben, der am Tag der Antragstellung noch mindestens 150 Tage fortbestehen muss. Die Bewilligung des Gründungszuschusses ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Dazu gehört ein Businessplan, der auf der Grundlage einer fachkundigen Stellungnahme die fachliche und persönliche Eignung des Antragstellers sowie die Finanzierung der selbstständig ausgeübten Tätigkeit nachweist. Der Gründungszuschuss ist kein Rechtsanspruch, sondern steht allein im Ermessen der Behörde. Er wird unabhängig von der Höhe der Einnahmen gezahlt und setzt sich aus zwei Förderphasen zusammen. In den ersten sechs Monaten wird der Gründungszuschuss in Höhe des Arbeitslosengelds I gewährt. Hinzu kommen 300 Euro als Hilfe für die soziale Absicherung. Danach kann unter bestimmten Voraussetzungen eine zweite Förderphase beantragt werden, die weitere neun Monate beträgt mit einer monatlichen Förderung von jeweils 300 Euro.

Anmeldeformalitäten - der Weg durch den Verwaltungsdschungel

Die Gewerbeanmeldung für Gewerbetreibende

Jeder Gewerbebetrieb bedarf einer Anmeldung beim örtlich zuständigen Gewerbeamt, die verbunden ist mit der kostenpflichtigen Ausstellung eines Gewerbescheins. Für die Anmeldung sind ein gültiger Personalausweis oder Reisepass erforderlich sowie gegebenenfalls weitere Nachweise wie eine Handwerkskarte oder Konzessionen. Handelt es sich um die Anmeldung einer Personengesellschaft, also um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), um eine Kommanditgesellschaft (KG) oder um eine offene Handelsgesellschaft (OHG), müssen alle geschäftsführenden Gesellschafter bei der Anmeldung anwesend sein und sich entsprechend legitimieren. Der späteste Zeitpunkt für die Anmeldung beim Gewerbeamt ist der Tag der Geschäftsaufnahme.
Von einigen Berufsgruppen werden besondere Nachweise verlangt. Dazu gehören beispielsweise Handwerksbetriebe, die ihre Tätigkeit nur dann aufnehmen dürfen, wenn sie bei der zuständigen Handwerkskammer in die Handwerksrolle eingetragen wurden. Gaststättenbetriebe und Hotels benötigen eine spezielle Konzession, die sie dann vom Gewerbeamt erhalten, wenn die Betriebsräume den Vorschriften des Gaststättengesetzes entsprechen und wenn bestimmte Hygieneschutz- und Feuerschutzbestimmungen eingehalten werden. Im Einzelhandel reicht hingegen der Nachweis einer besonderen Sach- und Fachkenntnis aus. Wer geschäftsmäßig Personen oder auch Waren befördern möchte, beispielsweise mit dem Bus, Mietwagen, Taxi oder mit dem LKW, benötigt eine entsprechende Konzession. Diese Aufzählung ist nicht abschließend und so gibt es für einige Gewerbearten spezielle Vorschriften und Genehmigungen, unter anderem für Fahrschulen und für das Reise- und Bewachungsgewerbe.

Die besondere Situation von Freiberuflern als nicht Gewerbetreibende

Wer zu den sogenannten freien Berufen gehört, muss sich nicht beim Gewerbeamt anmelden, da er kein Gewerbe betreibt. Zu den freien Berufen gehören diejenigen, die selbstständig eine künstlerische, schriftstellerische, wissenschaftliche, erzieherische oder unterrichtende Tätigkeit ausüben. Das sind beispielsweise alle medizinischen Berufe angefangen beim Allgemeinmediziner über den Zahnarzt und den Tierarzt bis zum Heilpraktiker. Zu den freien Berufen gehören der Rechtsanwalt, der Fachanwalt sowie der Notar ebenso wie Steuerberater und Steuerbevollmächtigte, vereidigte Buchprüfer, Wirtschaftsprüfer, Ingenieure, Architekten und selbstständige Gutachter. Freiberufler sind auch die kreativen Berufe wie beispielsweise Journalist, Bildredakteur, Dolmetscher und Übersetzer, wobei diese nicht abschließend ist. Bei einigen freien Berufen ist die Existenzgründung mit einer Pflichtmitgliedschaft in der jeweiligen Kammer verbunden, beispielsweise für Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte und Architekten. Insbesondere für Freiberufler ist die Anmeldung beim Finanzamt wichtig. Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit muss das örtlich zuständige Finanzamt informiert werden, wobei ein formloses Schreiben ausreicht.

Marketing - Kundenkontakte akquirieren und pflegen

Die Planung des Marketingkonzepts und der Corporate Identity ist für Existenzgründer eine wichtige Aufgabe.Bei der Entwicklung eines Marketingkonzepts geht es auch darum Schritt für Schritt eine Unternehmensidentität, die Corporate Identity, zu entwickeln. Mit Hilfe des Corporate Designs und verschiedenartiger Werbemittel wird das Unternehmen im Außen bekannt gemacht. Hierzu zählen die Namensgebung des Unternehmens sowie ein eigens kreiertes Logo unter Beachtung der urheberrechtlichen Bestimmungen sowie der Marken- und Patentrechte anderer Unternehmen. Zum werblichen Grundbedarf gehört zunächst einmal eine Visitenkarte, auf deren Vorderseite die Adressdaten aufgedruckt sind. Die Rückseite bietet sich bereits für werbliche Maßnahmen an, beispielsweise eine kurze Beschreibung der Angebotspalette. Zur Grundausstattung gehört eine Webseite, deren Programmierung in die Hände von Fachleuten gehört. Denn es gibt eine Reihe von Faktoren zu beachten, die für den Unternehmenserfolg maßgeblich sind, beispielsweise die Wahl der Domain, die Benutzerfreundlichkeit der Webseite sowie die für die Platzierung in Suchmaschinen maßgebliche Suchmaschinenoptimierung, um nur einige Punkte zu nennen. Bei häufigem Schriftverkehr gilt es einen ansprechenden Briefkopf zu entwerfen, was gleichermaßen für das Adressfeld von E-Mails gilt, das der Grußformel nachfolgt. Je nach Unternehmen bieten sich weitere Werbemittel an. Das beginnt bei der Printwerbung, beispielsweise Flyer, Handzettel, Broschüren, und reicht über klassische Radio- und Fernsehwerbung bis hin zu den neuen Medien. In diesem Bereich gestalten sich die Werbemittel überaus kostengünstig, angefangen bei Mailingaktionen, den Versand eines Newsletters bis hin zu Twitter und Facebook. Doch nicht alle Werbemittel sind uneingeschränkt erlaubt, wobei bestimmte Berufsgruppen ohnehin werblichen Einschränkungen unterliegen.

Buchhaltung - Einnahmen-Überschuss-Rechnung versus Bilanz und die richtige Software

Buchhaltung für Existenzgründer - Einnahmen-Überschuss-Rechnung versus Bilanz und die richtige SoftwareFür Unternehmen besteht grundsätzlich die Pflicht zur Buchführung, denn sie ist die Grundlage für die Besteuerung. Tatsächlich nützt eine sorgfältige Buchführung nicht nur dem Finanzamt, sondern auch dem jeweiligen Unternehmen. Denn sie allein ist der Gradmesser für den Erfolg eines Unternehmens, da sie detailliert Auskunft gibt über Einnahmen und Ausgaben, über Umsätze und Kosten sowie die Gewinnermittlung. Es werden zwei Arten der Gewinnermittlung unterschieden, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die Bilanzierung, die vergleichsweise aufwändiger ist und deshalb besser mit der Unterstützung eines Steuerberaters durchgeführt wird. Wer also muss die aufwändige Bilanzierung durchführen und wer die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

  • Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen werden müssen grundsätzlich bilanzieren. Dazu zählen Kapitalgesellschaften, beispielsweise die Aktiengesellschaft (AG) oder die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ebenso wie Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften wie beispielsweise die Offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft (KG).  
  • Bilanzen müssen auch Gewerbebetriebe erstellen, die einen Gewinn erwirtschaften, der über 50.000 Euro liegt. Gleiches gilt für Gewerbebetriebe mit einem Jahresgewinn von über 500.000 Euro. Fällt der Gewinn unter diese Grenze reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Sobald der Gewinn die genannten Grenzen übersteigt muss im darauffolgenden Jahr wieder eine Bilanz erstellt werden.  
  • Eine Bilanzierung ist auch jederzeit auf freiwilliger Basis möglich. Diese Konstellation ist vor allem dann interessant, wenn es darum geht, einen Kredit zu beantragen.
  • Freiberufler sind nicht verpflichtet zu bilanzieren. Diese gesetzliche Regelung gilt unabhängig von der Höhe des erwirtschafteten Gewinns.  
  • Kleinunternehmer sind weder verpflichtet eine Bilanz zu erstellen noch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dennoch empfiehlt sich auch hier eine sorgfältige Kontoführung und die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, um einen guten Überblick über Gewinne und Verluste sowie über die laufenden Kosten zu haben.

Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht eine Excel-Tabelle aus. Doch je komplizierter die Buchführung wird umso besser ist der Erwerb einer geeigneten Buchhaltungssoftware. Das Angebot ist groß, weshalb die Wahl schwerfällt. Es ist deshalb wichtig im Vorfeld die Anforderungen aufzulisten, die das Programm erfüllen soll. Dazu gehört unter anderem die Frage, welche Gewinnermittlungsart die Software unterstützt - Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanzierung oder beide Gewinnermittlungsarten. Wichtig ist auch der Umsatzsteuerausweis, der davon abhängig ist, ob Vorsteuerabzug geltend gemacht wird oder die Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird. Für die Wahl der Software ist ebenfalls wichtig, ob der Geldtransfer über Onlinebanking durchgeführt werden soll oder nicht. Vor allem für mittelständische Unternehmen ist von Bedeutung, ob ein Zusammenspiel der Buchhaltungssoftware mit anderen kaufmännischen Programmen möglich ist, beispielsweise mit der Adressverwaltung der Kunden und der Warenwirtschaft.

Versicherungen - Absicherung der privaten und der geschäftlichen Situation

Die neue Situation als Selbstständiger verlangt in vielen Bereichen ein Umdenken. Hinsichtlich der privaten Absicherung bedeutet das, sich eigenverantwortlich um die Krankenversicherung und um die Altersversorgung zu kümmern. Als Unternehmer muss man auch eine mögliche Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Unfalls oder wegen einer Krankheit einkalkulieren. Wer Familie hat sollte auch diese absichern. Doch das ist längst nicht alles. Darüber hinaus ist es ebenfalls wichtig unternehmerische Risiken zu versichern, die das Mobiliar, die Dienstleistung oder den Warenbestand betreffen.

Die private Absicherung

Versicherungen sind für Existenzgründer ein wichtiges Thema.Zur privaten Absicherung gehören vor allem die Krankenversicherung, die Pflegeversicherung und die Altersversorgung. Als Selbstständiger hat man die Wahl, sich freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung zu versichern oder Mitglied in einer privaten Krankenkasse zu werden. Das ist einerseits eine Frage des persönlichen Geschmacks. Wer allerdings Familie hat sollte der gesetzlichen Krankenkasse den Vorzug geben, da hier die nicht arbeitenden Mitglieder der Familie beitragsfrei mitversichert sind. Anders verhält es sich bei der Altersvorsorge. Hier gibt es eine Reihe von Selbstständigen, die trotz der Selbstständigkeit in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind. Wer nicht pflichtversichert ist hat die Möglichkeit innerhalb von fünf Jahren nach Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit einen Antrag auf Pflichtversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung zu stellen. Zu den Pflichtversicherten zählen unter anderem Künstler und Publizisten, die den Bestimmungen des Künstlersozialversicherungsgesetzes unterliegen. Dazu gehören auch selbstständige Lehrer und Erzieher, die keine versicherungspflichtigen Angestellten beschäftigen. Das gilt gleichermaßen für selbstständige Pflegepersonen, die selbstständig in der Kranken-, Kinder- oder Säuglingspflege tätig sind und ebenfalls keine versicherungspflichtigen Angestellten beschäftigen. In der Selbstständigkeit gibt es keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, so dass jeder Selbstständige sorgfältig überlegen und entscheiden muss, welche weiteren Absicherungen er für sich und für seine Familie treffen möchte.

Die geschäftliche Absicherung

Die unternehmerische Situation ist mit vielen Risiken verbunden, die durch Versicherungen abgefedert werden können, um bei Eintritt eines Schadensereignisses den unternehmerischen Ruin zu vermeiden. Für manche Versicherungsbereiche schreibt der Gesetzgeber eine Versicherungspflicht vor. Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Versicherungen gehören eine Kfz-Versicherung, eine Geschäftsversicherung sowie eine Betriebshaftpflichtversicherung. Die Betriebshaftpflichtversicherung deckt solche Schäden ab, die durch die Ausübung der unternehmerischen Tätigkeit entstehen können. Die Geschäftsversicherung entspricht ihrem Wesen nach der privaten Hausratversicherung. Sie deckt unter anderem die Schäden ab, die durch Einbruch, Feuer, durch Maschinen oder sonstige Betriebseinrichtungen entstehen können, sofern diese auch im Versicherungsvertrag namentlich benannt sind. Die Kfz-Versicherung muss für einen vorhandenen Fuhrpark abgeschlossen werden. Im geschäftlichen Bereich gibt es noch eine Reihe weiterer Versicherungen, die eigenverantwortlich abgeschlossen werden können, aber nicht Pflicht sind. Dazu gehört unter anderem bei Firmengebäuden eine Gebäudeversicherung. Für mögliche rechtliche Auseinandersetzungen bietet sich eine Rechtsschutzversicherung an und als Schutz gegen mögliche und häufig auftretende Zahlungsausfälle eine Versicherung gegen Forderungsausfälle.

Weiterbildung - das tägliche "Brot" jedes Unternehmers

Weiterbildung nach der Existenzgründung - das tägliche "Brot" jedes UnternehmersMit der Existenzgründung liegt die Weiterbildung eigenverantwortlich in Händen des selbstständigen Unternehmers, von der auch der Erfolg eines Unternehmens abhängig ist. Das betrifft einmal die Existenzgründung und die Fortentwicklung des Unternehmens sowie die fachliche und soziale Kompetenz. Weiterbildungsangebote gibt es unter anderem bei den Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern, an Volkshochschulen, bei der Agentur für Arbeit sowie im Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft. Informationen über das aktuelle berufliche Weiterbildungsangebot gibt es bei WIS sowie bei KURSNET und bei LIQUIDE, die Adressen für Weiterbildungen bereithalten. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl an berufsspezifischen Weiterbildungsangeboten. Je nach Branche empfiehlt es sich auch sich aktuelle Informationen über das Lesen von Fachzeitschriften zu beschaffen.

Der vorliegende Leitfaden für Existenzgründer vermittelt einen Überblick über die wichtigsten Eckpunkte im Rahmen der Existenzgründung. Weiterführende und vor allem detaillierte Informationen über die Spezialitäten bei Existenzgründungen von Freiberuflern gibt es auf den Webseiten des Bundesverbands der Freien Berufe als Spitzenverband der Vereinigungen der freien Berufe sowie auf den Seiten der Initiative Gründerland Deutschland unter existenzgruender.de, die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie unterstützt wird.